Case Study

2:14 w nocy. Marek patrzy na 42. nieprzeczytanego maila.

Historia właściciela agencji, który zamienił chaos operacyjny w pancerny system. Odzyskał 3 000 PLN miesięcznie i przestał pilnować przedszkola.

Marek, właściciel agencji marketingowej

„Chcę systemu, który będzie moim bramkarzem. Pancernego."

Marek prowadzi agencję marketingową „Focus Marketing". 10 osób. Niezłe przychody. I problem, który zna każdy właściciel agencji: każdy nowy klient to nie powód do świętowania, to kolejny tydzień chaosu.

Logo przychodzi w Wordzie. Brief na Messengerze. Grafik czeka na wektory. Copywriter czeka na teksty. A Marek? Marek pilnuje przedszkola zamiast budować firmę.

Sytuacja przed:

  • 3 godziny „pilnowania" briefu i upominania się o brakujące materiały przy każdym kliencie.
  • Niekompletne briefy trafiały do zespołu codziennie, grafik zaczynał pracę bez wektorów, copywriter bez tekstów.
  • Klient czekał 48 godzin na start projektu, bo „umowa utknęła w mailach".
  • Małe projekty (poniżej 10k) obsługiwane ręcznie identycznie jak duże zlecenia.

Czego chciał Marek:

„Jeśli klient nie wgra logo w wektorze, nie poda budżetu, nie wypełni pól krytycznych przycisk "Wyślij" ma być martwy. Koniec z "dosyłaniem na raty". Chcę, żeby mój zespół nie widział nawet zadania, dopóki nie mamy kompletu danych."

Architektura „Forteca Marka"

Trzy pancerne mechanizmy, które zmieniły zasady gry.

1. Filtr na wejściu (The Bouncer)

Klient dostaje jeden link do formularza. Jeśli nie wgra logo w wektorze, nie poda budżetu, nie wypełni pól krytycznych przycisk „Wyślij" jest martwy. Koniec z „dosyłaniem na raty".

2. No Data, No Start

Jeśli brief jest niekompletny, flow się zatrzymuje. Klient dostaje automatycznego, uprzejmego maila: „Projekt wstrzymany. Czekamy na dane." Zespół nie widzi zadania na ClickUpie, dopóki nie ma kompletu. Zero chaosu.

3. Strażnik Marży (ROI Guard)

Projekt poniżej 10k? Wszystko dzieje się samo: folder na Drive, lista zadań, mail powitalny. Zero dotyku Marka. Projekt powyżej 50k? System alarmuje właściciela. Marek wchodzi osobiście, bo wie, że operacyjnie reszta jest już bezpieczna.

Jak to działa (krok po kroku):

  1. Input (Tally): Klient wypełnia jeden formularz z walidacją pól krytycznych i assetów.
  2. Filtr (No Data, No Start): Make.com sprawdza kompletność. Niekompletny brief = STOP + automatyczny mail do klienta.
  3. Router (ROI Guard): System rozdziela projekty na Standard (pełna automatyzacja) i Custom (alert do właściciela).
  4. Setup (Google Drive + ClickUp): Automatyczne tworzenie folderu, kopiowanie szablonów, generowanie zadań startowych.
  5. Zamknięcie (Gmail): Klient otrzymuje spersonalizowanego maila powitalnego z dostępami.

Zobacz system w akcji:

Transformacja w liczbach

PRZED PO
Czas od briefu do startu 48 godzin 15 minut
Czas Marka przy każdym kliencie 3 godz./klient 0
Niekompletne briefy w zespole Codziennie Nigdy
Małe projekty (poniżej 10k) Obsługa ręczna W pełni automatyczne
Duże projekty (powyżej 10k) Też ręcznie Alert + reszta gotowa

Matematyka ROI

Przy 4 nowych klientach miesięcznie Marek odzyskał 12 godzin swojego czasu. Przy jego stawce rynkowej (250 PLN/h) to 3 000 PLN miesięcznie — nie zarobione, tylko odzyskane z bałaganu.

Koszt systemu: 4 900 PLN (jednorazowo). Break-even: 45 dni.

„Od drugiego miesiąca system zarabia sam na siebie. Potem już tylko zyskujesz."

Co Marek zyskał poza czasem?

  • Autorytet agencji: System, który stawia granice klientowi, buduje profesjonalny wizerunek jeszcze przed startem prac.
  • Skalowalność: Małe projekty obsługują się same. Marek angażuje się tylko w „grube ryby".
  • Spokój zespołu: Grafik i copywriter nigdy nie widzą niekompletnego zadania. Zero chaosu, zero frustracji.

Dlaczego IT Project Manager, a nie „magik z YouTube"?

Nie kupujesz skryptu. Kupujesz 10 lat doświadczenia w IT Project Management.

Większość automatyzacji „wywala się" po tygodniu albo w ogóle nie startuje. Ja najpierw układam architekturę procesu, a dopiero potem automatyzuję. Wnoszę korporacyjną stabilność procesów do Twojej agencji.

Krzysztof Nyrek
IT Project Manager & Automation Architect

GWARANCJA: Płacisz dopiero, gdy system sam obsłuży Twojego pierwszego klienta.

Odwracam ryzyko w 100%. Wdrażam system, uruchamiamy go, a Ty czekasz na pierwszego realnego klienta. Dopiero gdy zobaczysz, że wszystko zadziałało bez Twojego palca – wystawiam fakturę. Zero ryzyka. Zero bullshit story.

Płatność po pierwszym zautomatyzowanym kliencie